Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GOLDEN RETRIEVER CLUB BELGIUM V.Z.W. / ASBL (458.671.626), AANGESLOTEN BIJ DE KKUSH-RUCSH nr. 1094 

ALGEMEEN
Art.1.Dit huishoudelijk reglement regelt de zaken waarin de statuten van de vereniging niet voorzien.

Art. 2. Alle functies zijn onbezoldigd. Om de drie jaar vervallen drie bestuursfuncties volgens het hierna vermelde principe: Nieuw gekozen bestuursleden worden op het rooster van aftreden geplaatst van de bestuursleden die zij vervangen. Voor het eerst zijn tijdens de Algemene Ledenvergadering van 1998 drie bestuursleden herkiesbaar en dit eenmalig volgens Iottrekking. Het rooster van aftreden kan geraadpleegd worden op het secretariaat. De voorzitter, de secretaris en de schatbewaarder mogen nooit in hetzelfde jaar uittredend zijn.

Art. 3.De functies van het Dagelijks Bestuur kunnen niet gecumuleerd worden. Elk bestuurslid is verantwoordelijkheid verschuldigd ten overstaan van de Raad van Bestuur. Alle bestuursfuncties worden jaarlijks door de Raad van Bestuur vastgesteld.

Art. 4.Teneinde zoveel mogelijk leden te betrekken bij de werking van de Club worden een aantal commissies opgericht voor specifieke activiteiten. In elke commissie zetelt minimaal een lid van de Raad van Bestuur als commissieverantwoordelijke. Deze zal tijdens de bestuursvergaderingen verslag uitbrengen over de werking en de plannen van de commissie. Hiertoe behoort het presenteren van een jaaragenda en investeringsaanvraag in de maand oktober. De voorzitter van de club heeft van rechtswege zitting in elke commissie. Elke commissie kan voorstellen doen, de eindbeslissing blijft echter bij de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur koppelt diens besluiten van de voorgestelde jaaragenda en investeringsaanvragen van de commissie terug voor 10 november. Volgende commissies worden thans voorzien: redactiecommissie (website/magazine), fokkerscommissie, werkcommissie, evenementencommissie en showcommissie. Deze opsomming heeft géén beperkend karakter en kan worden uitgebreid of gewijzigd naargelang de noodzaak zonder voorafgaande toestemming van de Algemene Vergadering.

OMSCHRIJVING VAN DE FUNCTIES VAN HET DAGELIJKS BESTUUR.
Art. 5. De voorzitter, van de Raad van Bestuur leidt de vergaderingen van de Raad van Bestuur, van het Dagelijks Bestuur en van de Algemene Ledenvergaderingen. Hij/zij regelt de volgorde van behandeling der zaken op de diverse vergaderingen en zorgt voor de handhaving van de Statuten en van dit Huishoudelijk Reglement. Hij/zij verleent het woord en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen, het woord te ontnemen of de vergadering te doen verlaten. Hij ondertekent de kasverslagen en de goedgekeurde notulen van deze vergaderingen, alsook heeft hij/zij recht om briefwisseling te voeren in naam van de vereniging. Hij/zij kan eigenmachtig beslissen over het samenroepen van een Buitengewone Algemene Ledenvergadering zonder de goedkeuring van de andere leden van de Raad van Bestuur.

Art. 6.De ondervoorzitter, vervangt de voorzitter tijdens diens afwezigheid. Hij/zij vervangt de voorzitter bij diens ontslag als voorzitter of als bestuurslid. Hij/zij heeft dan dezelfde rechten en plichten. Hij houdt bestendig een inventaris bij van alles wat de vereniging in eigendom bezit en is hiervoor verantwoordelijk.

Art. 7.De secretaris, voert de briefwisseling van de vereniging, waarvan hij/zij kopie houdt en op elke vergadering van de Raad van Bestuur verslag over uitbrengt. Jaarlijks stelt hij/zij een verslag samen omtrent de activiteiten van de vereniging. Dit verslag zal na goedkeuring van de Raad van Bestuur op de dagorde worden geplaatst van de Algemene Vergadering. De secretaris is verantwoordelijk voor
de administratieve kant van alles wat de vereniging organiseert. Hij/zij houdt genummerd de verslagen bij van alle door de vereniging gehouden vergaderingen evenals de kasverslagen.

Art.8.De penningmeester, is verantwoordelijk voor de gelden en de geldmiddelen van de vereniging. Voor het doen van de uitgaven en voor het aangaan van verbintenissen heeft hij de goedkeuring nodig van de Raad van Bestuur. Hij/zij is belast met het bijhouden van het kasboek en legt op de jaarlijkse Algemene Vergadering (A.V.) verantwoording af over het Bestuur. Hij/zij bezorgt op elke vergadering van de Raad van Bestuur aan alle bestuursleden een afschrift van het periodiek kasverslag waarvan het origineel, na goedkeuring, door twee bestuursleden wordt ondertekend. Hij/zij zorgt voor de financiële afwikkeling van ieder door de vereniging gehouden manifestatie. Het kasboek en de verantwoording hiervan; door middel van kasbewijzen, rekeningen en dergelijke; wordt vooraf aan een onderzoek onderworpen door de kascommissie. De goedkeuring van het kasboek door de A.V. wordt beschouwd als ontheffing van de penningmeester over diens beleid van het afgelopen jaar. Van alle door de vereniging aanvaarde leden houdt hij/zij een alfabetisch en numeriek klassement bij. Hij/zij is verantwoordelijk voor het opstellen van de ledenlijst, voor de opname van de nieuwe leden (na goedkeuring), voor de inning der lidgelden en het doorgeven van de nieuwe leden aan het secretariaat.

Art.9.De overige niet in functie benoemde bestuursleden hebben als taak de anderen te helpen en bij te staan in de uitvoering van hun functie.

Art.10. AlIe bestuursleden verbinden er zich toe om bij het beëindigen van hun functie de onder hun bevoegdheid zijnde verenigingsstukken aan het Dagelijks Bestuur binnen de 14 dagen over te maken.

Art.11.Het dagelijks bestuur heeft als taak de goede naam van de vereniging, de financiële gezondheid en de juridisch naleving te bewaken. In samenwerking met de commissies organiseert het bestuur allerlei manifestaties ten voordelen van de leden. Het is echter het dagelijks bestuur dat, als bestuurlijk verantwoordelijke, de officiële kalender opstelt.

OMSCHRIJVING VAN DE FUNCTIES VAN DE COMMISSIES
Art.12.De verantwoordelijke van de werkcommissie organiseert samen met de leden van de werkcommissie alle activiteiten in verband met de Working Test, Field Trail en de jachtopleiding.

Art.13.De redactie is, samen met de Raad van Bestuur, verantwoordelijk verantwoordelijk voor de website, het jaarmagazine en de nieuwsbrieven.

Art.14.Het verantwoordelijke bestuurslid voor de Fokcommissie zorgt ervoor dat in geval van ‘aanvraag tot puppybemiddeling’ en het ‘vermelden van dekreuen’ de nodige acties ondernomen worden ter publicatie op de website van de GRCB. Hij/zij organiseert samen met de andere commissieleden de ‘Selectie Schoonheid en Karakter’ op basis van noodzaak en zorgt voor de begeleiding en voorlichting van de leden bij hun fokplannen.

Art.15.Elk lid kan zich voorstellen om lid te worden van één der commissies, het aanvaarden van dit voorstel ligt echter alleen in de macht van de Raad van Bestuur.

LIDMAATSCHAP
Art.16.Een lid dat zijn lidgeld niet betaald heeft voor 14 februari van het betreffende jaar wordt geschrapt wegens wanbetaling. Een geschrapt lid kan pas opnieuw als lid van de vereniging toegelaten worden wanneer de achterstallige bijdragen aangezuiverd zijn. Leden die 2 (twee) of
meerdere jaren hun lidgeld niet betaald hebben dienen eerst goedkeuring te ontvangen door de Raad van Bestuur voor ze opnieuw kunnen toetreden

Art.17.De voordelen van lidmaatschap zijn: * Mogelijkheid tot deelname aan alle activiteiten georganiseerd door de Club *Ledenkorting voor bepaalde activiteiten georganiseerd door de Club. *Exemplaar van het jaarmagazine van de Club * Fokadvies en pupbemiddeling (mits naleving van de voorwaarden). *Vermelden van de dekreu op de website van de Club (tegen betaling en mits naleving van de voorwaarden)* Mogelijkheid tot het bijwonen van de informatieve voordrachten. *Deelname aan het Fokkerscomité.

VERGADERINGEN.
Art.18.De Raad van Bestuur vergadert minstens vier keer per jaar. Om geldig te vergaderen dient minstens de meerderheid van de leden van de Raad van Bestuur aanwezig te zijn. Tijdens de vergadering van de Raad van Bestuur bepaalt de voorzitter de plaats en datum van de volgende vergadering. Bij afwezigheid van de voorzitter en ondervoorzitter neemt in eerste instantie de secretaris de functie waar, en in tweede instantie de penningmeester. Bij afwezigheid van het Dagelijks Bestuur wordt de vergadering uitgesteld. De secretaris verstuurt het verslag van de vergadering binnen de tien dagen na de vergadering aan al de leden van de Raad van Bestuur.

Art. 19.Bestuursleden die gedurende een jaar de bestuursvergaderingen niet bijwonen verliezen hun hoedanigheid als bestuurslid. Bestuursleden die zonder voorafgaandelijk mondelinge of schriftelijke verwittiging, aan een lid van het Dagelijks Bestuur, drie opeenvolgende vergaderingen niet bijwonen, verliezen eveneens hun hoedanigheid als bestuurslid.

Art.20.Ieder lid heeft het recht punten voor de dagorde van de Algemene Vergadering in te dienen bij de secretaris. De Raad van Bestuur beslist of deze worden opgenomen. Een voorstel ondertekend door minstens 20 % van alle leden hoeft geen toestemming van de Raad van Bestuur. Alle voorstellen dienen minstens twee maanden voor de Algemene Vergadering in het bezit te zijn van het secretariaat.

Art.21.Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd. In twijfelgevallen beslist de voorzitter of de stemming schriftelijk dan wel mondeling zal geschieden en bepaalt hij de wijze waarop deze schriftelijke stemming zal worden gehouden.

VERKIEZING VAN DE RAAD VAN BESTUUR
Art. 22.Indien er meer kandidaten zijn dan te begeven plaatsen, worden benoemd geacht, zij die de meeste stemmen halen op de Algemene Vergadering, met dien verstande dat elke kandidaat minstens de helft plus één van de geldig uitgebrachte stemmen moet behalen. Indien na een eerste stembeurt blijkt dat niet alle plaatsen bezet zijn vindt maximum een tweede stemronde plaats onder de kandidaten die in de eerste stemronde niet verkozen zijn. Leden uit hetzelfde gezin, of zij die onder hetzelfde dak wonen, kunnen niet allebei lid zijn van de Raad van Bestuur.

Art.23.Bij staking van stemmen is het uittredend bestuurslid verkozen boven een nieuwe kandidaat. Indien het gaat om twee uittredende bestuursleden is het oudste lid in dienstjaren gekozen. Wanneer het twee nieuwe kandidaten is het lid met de meeste jaren lidmaatschap gekozen. Indien deze criteria nog geen oplossing bieden is het oudste lid in leeftijd gekozen.

Art.24. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel aangehouden tot de volgende vergadering. Mochten alsdan wederom de stemmen staken, dan wordt het voorstel als verworpen beschouwd.

Art.25.Ongeldige stemmen (ondertekend, onduidelijk of iets anders bevattend dan de naam van de kandidaat of wat door de voorzitter verzocht werd) komen niet in aanmerking. Blanco en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet uitgebrachte stemmen.

VERKIEZING VOOR DE KASCOMMISSIE
Art. 26. De kascommissie wordt verkozen uit en door de leden. Zij bestaat uit twee effectieve leden en een reservelid. Elk jaar wordt een nieuw reservelid verkozen. Het vorig reservelid neemt de plaats in van het effectief lid dat twee jaar deze functie heeft uitgeoefend. Elk aftredend effectief lid komt de eerstvolgende twee jaar niet in aanmerking voor herkiezing.

ERELEDEN
Art. 27. Ereleden kunnen voorgedragen worden door minimum 10 (tien) hoofdleden of een bestuurslid. Het toekennen van de titel ‘erelid’ is een beslissing genomen door de voltallige raad van bestuur met meerderheid van stemmen.

Art. 28. Een Erevoorzitter kan enkel door een bestuurslid worden voorgedragen. Het toekennen van de titel ‘erevoorzitter’ is een beslissing genomen door de voltallige Raad van Bestuur. Voor toekenning van de titel van ‘Erevoorzitter’ is een unanieme goedkeuring noodzakelijk.
Aan het toekennen van de titel ‘erelid’ of ‘erevoorzitter’ zijn geen financiële voordelen verbonden. Doch staat het de Raad van Bestuur vrij om deze personen op een van de GRCB activiteiten in de kijker te zetten en/of een geschenk in natura te voorzien. Deze leden dienen jaarlijks hun lidgeld te voldoen om te blijven genieten van de ledenvoordelen. Het niet voldoen van het jaarlijks lidgeld heeft geen impact op de titel ‘erelid’, maar betekend wel dat het ‘erelid’ op dat moment niet langer kan genieten van de ledenvoordelen.

Art. 29. Het ontslagen van ereleden kan worden voorgedragen door minimum 20 (twintig) hoofdleden of minimum 2 (twee) bestuursleden. De beslissing om een erelid te ontslagen dient door de voltallige Raad van Bestuur unaniem te worden goedgekeurd.

Art. 30. Benoemde ereleden zijn in mogelijkheid om doormiddel van eenzijdig schrijven aan de voorzitter hun ontslag, motivatie voor het ontslag is niet verplicht, aan te bieden als erelid. De Raad van Bestuur kan dit ontslag niet weigeren, maar dient de eerstvolgende bestuursvergadering hiervan akte te nemen.

ALLERLEI
Art.31. Het staat het bestuur vrij om preventieve, niet-sanctionerend maatregelen (bv. weigering van deelname) te treffen. Dit in kader om het goede verloop en de algemene veiligheid tijdens de evenementen te garanderen.

Art. 32. In gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet, heeft de Raad van Bestuur het recht die maatregelen te treffen die het om bestwil nodig acht.

Art.33.Tot wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan alleen worden overgegaan door de Algemene Vergadering bij gewone meerderheid van de aanwezige leden.

Aldus vastgelegd en goedgekeurd, op de algemene vergadering van 22 februari 2026 te Wilrijk.